Why open-plan office spaces might just hamper productivity

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Why open-plan office spaces might just hamper productivity

VERSION FRANÇAISE

Open plan offices have been gaining traction across the globe as companies try to spur collaboration amongst their employees. While the premise is admirable, a recent study found out that there are downsides to having open-plan working environments

The study, which was conducted by global workplace expert group Unispace, surveyed 2,000 office workers around the globe and found that an open-plan office format affects productivity. This is due to the overestimation of the amount of time spent in meetings and working face-to-face while at the same time underestimating the time for tasks requiring focus and concentration.

Unispace regional principal strategy for Europe, the Middle East and Africa, Sam Sahni, explained that firms whose employees tend to spend much time in meetings ironically results in barriers between teams and creating departmental silos.

"Over-collaboration is not intentional but a ‘boiling frog syndrome’. Conversely, employees working beyond walls often state a fear of missing out (FOMO)," Sahni said.

He added: “Firms where this is happening need to re-assess employee feedback on their ability to focus, the cause of distractions and other factors that will diminish future productivity.” 

By following an open-plan format, companies want to promote better collaboration amongst employees. However, the study said workers in professional services firms spent most of their time in a typical working day in activities that required focus and concentration (66%).

In fact, the level of collaboration seen across the most popular professions was relatively static, averaging only a quarter of the working day. In these professions, over two-thirds of the working day was devoted to tasks which need concentration.

Moreover, 20% of respondents from the professional services sector said their workplace have "poor" efforts in supporting tasks that require concentration.

"I think we profoundly underestimate the issue of sound in the workplace and the disruptive impact it has on the ability to be productive during the working day," Sahni said. "So much of the dissatisfaction around the modern office is centered around the negative impact of the open plan office."

With this, Sahni said many workers opt to work from home to escape their noisy working environment. Others, on the other hand, try as much as they can to isolate themselves from their surrounding by using noise-cancelling headphones. For Sahni, these represent the "failure of so many ill-judged designs”.

For many firms, cost saving is one of the biggest advantages of adopting an open-plan office format. Sahni said an open-plan layout is the most efficient space planning solution especially with regards to calculating real estate densities.

“We strongly recommend organisations to find the time and effort to carry out engagement led data collection prior to agreeing on a future direction for their workplace environments," Sahni said.

He concluded: "Pre-implementation intelligence is key to ensure that your people and property cost centres click together.  Also, let’s not forget about being human-centric in workplace projects. It is equally important to prepare people for space, not just space for people.”

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Pourquoi les bureaux à espace décloisonné pourraient freiner la productivité
L’environnement de travail à espace décloisonné n’est pas la solution universelle pour les sociétés cherchant à promouvoir une meilleure collaboration

Les bureaux à espace décloisonné ont pris de l’ampleur dans le monde entier tandis que les entreprises essaient d’encourager la collaboration parmi les employés. Bien que les locaux soient admirables, une étude récente a trouvé qu’il existait des désavantages à avoir des environnements de travail à espace décloisonné

L’étude, menée par Unispace, groupe d’experts de milieu de travail à l’échelle mondiale, a mené une enquête auprès de 2 000 employés de bureau dans le monde entier et a trouvé qu’un format de bureau à espace décloisonné affectait la productivité. Ceci est dû à la surestimation du temps passé aux réunions et à travailler en tête-à-tête et en même temps à la sous-estimation du temps pour les tâches qui exigent l’attention et la concentration.

Sam Sahni, directeur régional d’Unispace de la stratégie pour l’Europe, le Moyen-Orient et l’Afrique, a expliqué que les sociétés dont les employés avaient tendance à passer beaucoup de temps dans les réunions ironiquement soulèvent des barrières entre les équipes et la création de silos départementaux.

« La collaboration excessive n’est pas intentionnelle mais un « syndrome de la grenouille ébouillantée ». À l’inverse, les employés travaillant hors murs expriment souvent une peur de rater quelque chose (FOMO), » a dit Sahni.

Il a ajouté : « Les entreprises où cela se passe doivent réévaluer la rétroaction des employés sur leur capacité à se concentrer, la cause des distractions et autres facteurs qui diminueront la productivité future. » 

En suivant un format d’espace décloisonné, les sociétés veulent promouvoir une meilleure collaboration parmi les employés. Toutefois, selon l’étude, les travailleurs dans les entreprises de services professionnels ont passé la plupart de leur temps dans une journée de travail typique à des activités nécessitant l’attention et la concentration (66 %).

En fait, le niveau de collaboration vu par les professions les plus populaires était relativement statique, avec une moyenne de seulement un quart de la journée de travail. Dans ces professions, plus des deux tiers de la journée de travail était consacrée à des tâches qui avaient besoin de concentration.

En outre, 20 % des répondants du secteur des services professionnels ont déclaré que leur lieu de travail faisait « peu » d’efforts pour soutenir les tâches nécessitant la concentration.

« Je pense que nous sous-estimons profondément le problème du son dans le milieu de travail et de l’impact perturbateur qu’il a sur la capacité d’être productif au cours de la journée de travail », a déclaré Sahni. « Une grosse part de l’insatisfaction dans le bureau moderne est axé sur l’impact négatif du bureau à espace ouvert. »

Avec cela, Sahni a dit que beaucoup de travailleurs choisissent de travailler de la maison pour échapper à leur milieu de travail bruyant. D’autres, en revanche, essayent autant qu’ils peuvent de s’isoler de leur entourage à l’aide d’un casque antibruit. Pour Sahni, ces derniers représentent « l’échec de tant de conceptions mal jugées ».

Pour beaucoup d’entreprises, les économies de coûts est l’un des plus gros avantages pour l’adoption d’un format de bureau à espace décloisonné. Sahni a expliqué l’aménagement à espace décloisonné est la solution de planification de l’espace la plus efficace en ce qui concerne le calcul des densités de l’immobilier.

« Nous recommandons fortement aux organisations de trouver le temps et de faire l’effort d’effectuer la collecte de données poussée par l’engagement avant d’accepter une orientation future pour leurs milieux de travail, » a déclaré Sahni.

Il a conclu : « L’intelligence avant la mise en œuvre est la clé pour s’assurer que vos employés et que vos centres de coûts fonciers sont sur la même longueur d’onde.  En outre, n’oublions pas de se concentrer sur l’être humain dans les projets au travail. Il est également important de préparer les gens à l’espace, pas seulement pour les gens. »