Why current videoconferencing systems hamper collaboration in the workplace

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Why current videoconferencing systems hamper collaboration in the workplace

VERSION FRANÇAISE

The rate at which videoconferencing has exploded left many users across workplaces globally dazed and confused, with user experience and productivity hampered as companies adopt solutions hastily.

A study by Forrester Consulting showed that the complexity of videoconferencing causes lengthy connection times at the start of meetings, taking a hefty price of roughly $1m in lost productivity in each company annually.

"The complexity of current approaches also frustrates users: today’s deployments have led to poor user experience in the form of difficulty connecting to calls and poor call quality," the study said, noting that 96% of companies encounter challenges when managing videoconferencing solutions.

This is important, as 74% of companies surveyed for the study claimed that they have increased the number of video calls they make significantly over the last two years.

"The growth in demand for videoconferencing has caused companies to adopt solutions rapidly, leading to mixed environments of videoconference endpoints and cloud-based videoconferencing applications. In fact, most firms use multiple vendors for both endpoints and cloud video applications," the study noted.

In order to combat delays, companies require a stable videoconferencing user interface across workspaces and devices. They also require employees and partners to use any video application they prefer regardless of the workspace.

However, the opportunity lies with companies seeing ready-to-use dedicated room endpoints.

"Our study also found that companies will struggle to cut down on costly productivity delays and improve user experience without greater consistency and flexibility of their deployments. Employee training, integrations with calendaring, and the ability to bring your own device are also valuable for streamlining the user experience at most companies," the study said.

Furthermore, a unified videoconferencing endpoint and room system will be able to provide a consistent user experience across devices.

"By adopting dedicated, unified endpoints, companies anticipate big business benefits, including better ease of use, increased flexibility, and more consistency of user experience — improvements in those areas of a greatest challenge today," the study said.

"Designed to support both a consistent user interface and the flexibility for users to utilize the application they prefer, these endpoints improve user experience and cut costs."

Pourquoi les systèmes actuels de visioconférence entravent la collaboration en milieu de travail

Le taux avec lequel la vidéoconférence a explosé a laissé de nombreux utilisateurs au travail dans le monde entier désorientés et confus, avec l’expérience utilisateur et la productivité entravées alors que les entreprises adoptent des solutions hâtivement. 

Une étude réalisée par Forrester Consulting a démontré que la complexité de la vidéoconférence crée des temps de connexion longs au début des réunions, ce qui se traduit par un lourd prix à payer d’environ 1 million de $ de perte de productivité par an dans chaque société.

« La complexité des approches actuelles cause également de la frustration aux utilisateurs : les déploiements d’aujourd’hui ont entraîné une expérience utilisateur médiocre telles que la difficulté de connexion aux appels et la mauvaise qualité des appels », selon l’étude, indiquant que 96 % des entreprises rencontrent des défis lorsqu’elles gèrent des solutions de vidéoconférence.

Ceci est important car 74 % des entreprises interrogées pour l’étude ont déclaré avoir augmenté considérablement le nombre d’appels vidéo au cours des deux dernières années.

« La croissance de la demande de services de visioconférence a poussé les entreprises à adopter des solutions rapidement, aboutissant à des environnements mixtes de points de terminaison de vidéoconférence et d’applications de visioconférence basées sur un nuage. En fait, la plupart des entreprises utilisent plusieurs fournisseurs pour les points de terminaison et les applications vidéo infonuagiques », selon l’étude.

Pour éviter les retards, les compagnies nécessitent une interface utilisateur de visioconférence stable dans les espaces de travail et les périphériques. Elles exigent également que les employés et les partenaires utilisent n’importe quelle application vidéo qu’ils préfèrent indépendamment de l’espace de travail.

Toutefois, l’occasion se présente avec les entreprises ayant des points de terminaison dédiés prêts-à-utiliser.

« Notre étude a également révélé que les entreprises auront du mal à réduire les retards de productivité coûteux et à améliorer l’expérience utilisateur sans une plus grande cohérence et flexibilité de leurs déploiements. La formation des employés, les intégrations avec la gestion d’agenda et la possibilité d’apporter votre propre dispositif sont également précieuses pour simplifier l’expérience utilisateur dans la plupart des entreprises », selon l’étude.

En outre, un système de salle et de point de visioconférence unifié sera en mesure de fournir une expérience utilisateur cohérente sur l’ensemble des périphériques.

« En adoptant des points de terminaison dédiés, unifiés, les sociétés anticipent de grands avantages commerciaux, y compris une meilleure facilité d’utilisation, une plus grande souplesse et plus de cohérence de l’expérience utilisateur — les améliorations dans ces domaines constituent le plus grand défi d’aujourd’hui », selon l’étude.

« Conçus pour prendre en charge une interface utilisateur cohérente et la flexibilité pour les utilisateurs d’utiliser l’application qu’ils préfèrent, ces points de terminaison améliorent l’expérience utilisateur et réduisent les coûts. »